Affrontare la redazione di un contratto di noleggio autobus con conducente richiede equilibrio tra chiarezza giuridica e praticità operativa: un testo ben costruito tutela sia il committente sia l’operatore, previene contenziosi e facilita l’esecuzione del servizio. In questa guida troverai indicazioni essenziali su quali informazioni non possono mancare — identificazione delle parti, descrizione del veicolo e del servizio, durata e orari, corrispettivi e modalità di pagamento — oltre alle clausole sulla responsabilità, assicurazione, cancellazione e gestione degli imprevisti. Spiegheremo anche come disciplinare i doveri del conducente, la manutenzione e la verifica delle condizioni del mezzo, nonché le forme di prova e gli allegati tecnici utili. L’approccio proposto è pratico e modulare: esempi concreti e suggerimenti per adattare il contratto al tipo di servizio (escursioni, trasferimenti, noleggio a giornata) ti permetteranno di redigere un documento completo, conforme alla normativa vigente e chiaro per tutte le parti coinvolte.
Come scrivere un contratto di noleggio autobus con conducente
Nel corpo del contratto bisogna innanzitutto identificare con precisione le parti contraenti: ragione sociale, sede legale, codice fiscale e partita IVA dell’impresa di trasporto, nome e recapiti della persona che firma per conto dell’azienda, e dati anagrafici completi del committente o soggetto che prenota il servizio, con indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail. È importante riportare i riferimenti del veicolo oggetto del noleggio, con targa, marca, modello, anno di immatricolazione, numero di telaio se disponibile, classe di omologazione e eventuali dotazioni particolari (ad esempio numero di posti omologati, servizi a bordo come toilette, aria condizionata, impianto audio/video, pedana per disabili). Devono inoltre comparire i dati del conducente che effettuerà il servizio: nome, numero della patente, eventuale qualifica professionale, numero di iscrizione all’albo o riferimento alla licenza di esercizio, e un’indicazione che il conducente opera alle dipendenze della società di noleggio o in regime di autonoma organizzazione, a seconda dei casi.
La descrizione del servizio dovrebbe essere dettagliata e non lasciata a interpretazioni generiche: vanno indicate luogo e data di inizio e termine del servizio, orari di ritrovo e di rilascio, itinerario previsto con tappe principali e tempi stimati, chilometraggio concordato o metodo di calcolo per i chilometri in eccesso, eventuali deviazioni concordate e limiti territoriali del servizio. Se il noleggio è per più giorni occorre specificare la durata giornaliera del servizio e le modalità di rientro della vettura a fine turno; se si prevede che il mezzo rimanga a disposizione nel luogo di destinazione, il contratto deve disciplinare la gestione delle ore di attesa e il rientro a vuoto. Vanno chiarite le prestazioni incluse nel prezzo e quelle escluse: pedaggi autostradali, traghetti, parcheggi, permessi di transito in aree a traffico limitato e relativi oneri, rifornimenti e costi per servizi accessori; deve essere indicato il criterio per l’applicazione di eventuali supplementi (attesa, straordinari, festività, guida notturna) e la tariffa oraria o per chilometro che si applicherà.
La parte economica richiede una trattazione chiara: prezzo totale del servizio o struttura di tariffazione, aliquota IVA applicata, termini e modalità di pagamento con coordinate bancarie (IBAN), tempi di saldo, versamento di eventuale acconto e modalità di restituzione o trattenuta dell’importo qualora il servizio venga cancellato. La disciplina delle cancellazioni e delle modifiche dev’essere esplicita: indicare le tempistiche per comunicare eventuali variazioni dell’itinerario o della data, le penali connesse alle cancellazioni tardive o al mancato utilizzo del mezzo, e le condizioni per cui l’impresa può rifiutare o interrompere il servizio senza restituzione dell’acconto (ad esempio per mancata collaborazione, pericolo pubblico, ordine delle autorità).
Sul piano della responsabilità e delle assicurazioni il contratto deve riportare i dettagli delle coperture assicurative obbligatorie e integrative, con il massimale per responsabilità verso terzi e per danni ai passeggeri, il numero della polizza e la compagnia assicurativa; dovrebbero essere previste clausole che disciplinino la responsabilità per danni arrecati al veicolo durante il periodo di noleggio e per oggetti smarriti o abbandonati a bordo, precisando se la responsabilità per danni provocati da comportamenti dei passeggeri ricade sul committente e fino a quale limite. Vanno indicate le regole di comportamento cui i passeggeri devono attenersi per motivi di sicurezza: limiti di capienza, uso delle cinture di sicurezza, divieto di fumo, consumazione di bevande alcoliche a bordo, divieto di trasporto di merci pericolose; inoltre occorre richiamare l’osservanza della normativa sui tempi di guida e di riposo applicabile al conducente (richiamo alle disposizioni nazionali ed europee, uso del cronotachigrafo se previsto) e le conseguenze in caso di violazione.
Devono essere comprese nel contratto clausole che disciplinino eventi imprevisti e gestione delle emergenze: procedura da seguire in caso di guasto o incidente, obbligo di mettere a disposizione veicolo sostitutivo o di rimborsare la parte non goduta del servizio, responsabilità per ritardi dipendenti da cause di forza maggiore (condizioni meteo estreme, blocchi del traffico per ordine pubblico o intervento delle autorità), e obblighi delle parti relativamente alla comunicazione tempestiva di tali eventi. Se il servizio si svolge all’estero o in aree con regolamentazioni diverse è opportuno prevedere l’onere di procurare permessi transfrontalieri, documentazione doganale o assicurazioni integrative.
Aspetti pratici e organizzativi vanno regolati con attenzione: indicare se il conducente è tenuto o meno ad assistere nel carico e scarico dei bagagli, se la società si fa carico di vitto e alloggio del personale in caso di trasferte e il relativo rimborso spese, le modalità di reperibilità e il riferimento telefonico per comunicazioni urgenti, i tempi di tolleranza per ritardi del committente e le conseguenze economiche in caso di superamento. È utile prevedere la possibilità di subappalto solo con l’autorizzazione scritta del committente e stabilire che ogni eventuale impresa sostitutiva rispetti i medesimi standard assicurativi e qualitativi. Per tutelare la privacy va inserita una clausola che autorizzi il trattamento dei dati personali necessari per l’esecuzione del servizio, con richiamo al Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e indicazione del soggetto responsabile del trattamento e dei termini di conservazione dei dati.
Infine il contratto deve prevedere documenti allegati che costituiscono parte integrante dell’accordo, quali il piano di viaggio dettagliato, il preventivo economico con eventuali voci di spesa, copia della carta di circolazione e della polizza assicurativa, e le condizioni generali di trasporto che regolano aspetti accessori. Per la chiusura è indispensabile indicare la legge applicabile e il foro competente per eventuali controversie, o prevedere un sistema alternativo di risoluzione delle controversie come la mediazione o l’arbitrato, e lasciare lo spazio per le firme autenticate delle parti con data e luogo di sottoscrizione. Inserendo tutte queste informazioni in modo chiaro e non contraddittorio si riducono i rischi di contenziosi e si garantisce lo svolgimento regolare e sicuro del servizio di noleggio con conducente.
Modello contratto di noleggio autobus con conducente
CONTRATTO DI NOLEGGIO AUTOBUS CON CONDUCENTE
Tra
1) ________________, con sede legale in ________________, codice fiscale/partita IVA ________________, rappresentata da ________________ in qualità di ________________ (di seguito “Fornitore”);
e
2) ________________, con sede/residenza in ________________, codice fiscale/partita IVA ________________, rappresentata da ________________ in qualità di ________________ (di seguito “Committente”).
Premesso che
– il Fornitore esercita l’attività di noleggio di autobus con conducente;
– il Committente intende avvalersi del servizio di noleggio secondo le condizioni di seguito indicate;
Si conviene e si stipula quanto segue.
1. Oggetto del contratto
Il Fornitore si impegna a mettere a disposizione del Committente, con conducente abilitato, il veicolo descritto nel presente contratto per il servizio di trasporto secondo le modalità, i tempi e i percorsi concordati. Descrizione del servizio: ________________.
2. Veicolo
Marca/modello: ________________.
Targa: ________________.
Anno: ________________.
Numero posti (compreso conducente): ________________.
Dotazioni obbligatorie e opzionali concordate: ________________.
3. Durata, luoghi e orari del noleggio
Data di inizio: ________________ ore ________________.
Data di fine: ________________ ore ________________.
Luogo di partenza: ________________.
Luogo(i) di destinazione/itinerario: ________________.
Eventuali soste/intervalli: ________________.
Tempo di attesa incluso: ________________ (ore/minuti). Eventuali tempi di attesa aggiuntivi saranno fatturati come da art. 4.
4. Corrispettivo e modalità di pagamento
Prezzo totale del servizio (IVA inclusa/esclusa): ________________.
Valuta: ________________.
Deposito/caparra alla sottoscrizione: ________________ (pari a ________________% del prezzo totale).
Saldo da corrispondere: ________________, entro e non oltre ________________ giorni antecedenti alla data di inizio del servizio / alla consegna fattura.
Modalità di pagamento: bonifico bancario sul conto intestato a ________________, IBAN ________________, BIC/SWIFT ________________, oppure altro metodo: ________________.
Penali per ritardato pagamento: ________________.
5. Spese accessorie
Eventuali pedaggi, parcheggi, ingressi, passaggi a pagamento, tasse di soggiorno e altri oneri saranno a carico: (indicare) ________________.
Se a carico del Committente: modalità di rimborso: ________________.
6. Obblighi del Fornitore
a) Mettere a disposizione il veicolo in perfetto stato di efficienza e in regola con le normative vigenti (assicurazione, revisione, dotazioni di sicurezza).
b) Garantire la presenza a bordo di un conducente munito di patente e abilitazioni previste: nome e documento conducente: ________________.
c) Rispettare gli orari e i percorsi concordati salvo cause di forza maggiore o circostanze imprevedibili.
d) Fornire documentazione assicurativa su richiesta del Committente: polizza RC e massimali: ________________.
7. Obblighi del Committente
a) Fornire al Fornitore tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento del servizio (itinerari, orari, soste, numero passeggeri): ________________.
b) Rispettare le norme di sicurezza a bordo e le istruzioni del conducente.
c) Provvedere al pagamento dei corrispettivi secondo quanto previsto dall’art. 4.
d) Indennizzare il Fornitore per danni causati dai passeggeri o dal Committente stesso al veicolo: modalità di accertamento e rimborso ________________.
8. Responsabilità e assicurazioni
Il Fornitore è responsabile della regolare esecuzione del servizio e garantisce la copertura assicurativa RC verso terzi per il veicolo: compagnia ________________, polizza n. ________________, massimale ________________. La responsabilità per danni a oggetti personali dei passeggeri è disciplinata come segue: ________________. Eventuali danni subiti dal veicolo imputabili al Committente o ai passeggeri saranno a carico di quest’ultimo.
9. Ritardi, cancellazioni e penali
Cancellazione da parte del Committente:
– entro ________________ giorni prima della data di inizio: rimborso caparra: ________________;
– tra ________________ e ________________ giorni prima: penale pari a ________________;
– entro ________________ giorni o mancata presentazione: penale pari a ________________.
Cancellazione da parte del Fornitore per cause non imputabili al Committente: rimborso integrale del corrispettivo versato o proposta di mezzo sostitutivo; in caso di impossibilità, il Fornitore restituirà quanto ricevuto e non sarà responsabile per ulteriori danni, salvo diverso accordo.
10. Guasti, malfunzionamenti e mezzi sostitutivi
In caso di guasto o malfunzionamento del veicolo il Fornitore si impegna, compatibilmente con le disponibilità, a fornire un mezzo sostitutivo di pari caratteristiche entro il tempo più breve possibile. Se il mezzo sostitutivo non è disponibile, le parti concorderanno eventuali rimborsi o riduzioni di corrispettivo: ________________.
11. Danni, furto e responsabilità del conducente
Il conducente è responsabile della guida secondo le norme del Codice della Strada. Eventuali infrazioni comminate saranno attribuite a: ________________. In caso di furto o incendio del veicolo, verrà applicata la procedura assicurativa: ________________. Eventuali franchigie a carico del Committente: ________________.
12. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento dovuto a evento di forza maggiore, quali calamità naturali, scioperi, provvedimenti dell’autorità, condizioni stradali che impediscano l’accesso, pandemie e altri eventi straordinari. Le parti si consulteranno per trovare soluzioni alternative e per definire eventuali oneri aggiuntivi: ________________.
13. Trattamento dei dati personali (Privacy)
Le parti si obbligano a trattare i dati personali acquisiti nell’esecuzione del presente contratto conformemente alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Titolare del trattamento: ________________. Finalità e modalità del trattamento: ________________.
14. Risoluzione del contratto
Il contratto potrà essere risolto per inadempimento di una delle parti previa comunicazione scritta con un termine di ________________ giorni per adempiere, salvo risoluzione immediata per gravi violazioni. Conseguenze della risoluzione: ________________.
15. Clausola penale
Per ogni inadempimento specificamente indicato nel presente contratto è pattuito, ove concordato, il pagamento di una penale pari a ________________.
16. Spese e oneri accessori
Le spese contrattuali, eventuali sanzioni amministrative e altre spese derivanti dall’esecuzione del servizio sono a carico: ________________.
17. Controversie e legge applicabile
Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione o esecuzione del contratto le parti concordano la competenza esclusiva del Foro di ________________, salvo diverso accordo.
18. Disposizioni finali
Eventuali modifiche o integrazioni al presente contratto dovranno essere concordate per iscritto e sottoscritte da entrambe le parti. In caso di nullità di una clausola, le restanti clausole rimangono valide e vincolanti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ________________.
Per il Fornitore
Nome e qualifica: ________________.
Firma: ___________________________
Per il Committente
Nome e qualifica: ________________.
Firma: ___________________________