Un contratto di noleggio biancheria ben scritto è lo strumento che trasforma un accordo commerciale in una relazione chiara, gestibile e protetta: evita fraintendimenti, limita i rischi e stabilisce responsabilità e procedure operative tra fornitore e cliente. In questa guida troverai i passaggi pratici per redigere un documento completo: dalle informazioni essenziali sulle parti e la descrizione dei beni, alle clausole su durata, consegna e ritiro, manutenzione e pulizia, prezzi e modalità di pagamento, cauzioni, assicurazioni, responsabilità per danni e penali per inadempimento. Spiegheremo anche come definire standard misurabili (quantità, qualità, condizioni di accettazione), allegare inventari e istruzioni di trattamento, e gestire la risoluzione e le controversie. Forniremo esempi di formulazioni chiare, checklist operative e suggerimenti per adattare il modello alla normativa locale e al settore (hotel, strutture sanitarie, ristorazione). Pur mirando alla praticità, raccomandiamo sempre una revisione legale finale per assicurare conformità e tutela completa delle parti. Con poche regole di chiarezza e precisione, il contratto diventerà uno strumento operativo che semplifica le consegne, riduce le controversie e protegge il valore del servizio.
Come scrivere un contratto di noleggio biancheria
In un contratto di noleggio biancheria è fondamentale descrivere con chiarezza e precisione chi sono le parti coinvolte, indicando la ragione sociale, la partita IVA, la sede legale e i referenti abilitati a ricevere comunicazioni; questa parte introduttiva deve definire anche i termini chiave che verranno usati nel testo, per evitare ambiguità interpretative sul significato di “biancheria”, “fornitore”, “cliente”, “giorno di consegna” e simili. Occorre poi definire con precisione l’oggetto del contratto: la tipologia dei capi forniti (lenzuola, asciugamani, tovaglie, grembiuli, teli, coprimaterassi ecc.), le caratteristiche qualitative e tecniche richieste (tessuto, grammatura, trattamento anti-macchia o antibatterico, colori e marchiatura), le quantità iniziali, eventuali taglie o misure standard e il criterio di sostituzione per capi usurati o fuori standard. Devono essere indicati i riferimenti normativi e gli eventuali certificati di conformità richiesti (norme igienico-sanitarie, certificazioni tessili, conformità a regolamenti HACCP per ristorazione o normative sanitarie per strutture sanitarie) in modo che il fornitore si obblighi a rispettare specifici parametri di lavaggio, sanitizzazione e tracciabilità.
La gestione operativa della consegna e del ritiro va disciplinata nei dettagli: tempi e frequenza delle forniture, orari e luoghi di ritiro/consegna, responsabilità per il carico e scarico, modalità di presa in carico della merce e procedure in caso di mancata accettazione. È essenziale prevedere un inventario iniziale allegato al contratto che diventi riferimento per eventuali verifiche successive, nonché le modalità di aggiornamento periodico dell’inventario e di riconciliazione dei saldi al termine del rapporto contrattuale. Le modalità di imballaggio, etichettatura, marcatura o uso di sistemi di tracciamento (RFID, etichette a codice a barre) devono essere chiaramente specificate se rilevanti per la gestione e la responsabilità. Le parti dovrebbero altresì concordare procedure di ispezione e collaudo all’atto della consegna e per il rientro della merce, con tempistiche per contestazioni e modalità per la loro risoluzione.
Gli aspetti economici richiedono una formulazione esplicita: prezzo del servizio, eventuali componenti variabili (tariffe per quantità eccedenti, supplementi per consegne urgenti o in giorni festivi), periodicità di fatturazione, condizioni e termini di pagamento, indicazione di eventuali interessi moratori e di sanzioni per ritardi. Se previsto un deposito cauzionale o una fideiussione, bisogna stabilire l’importo, le condizioni di restituzione e i motivi di trattenuta in caso di danni o mancata riconsegna. È utile prevedere anche una tabella di valutazione del valore dei capi non restituiti o irreparabilmente danneggiati, possibilmente basata sul costo di sostituzione e su una logica di ammortamento in relazione all’età del capo.
Le responsabilità di manutenzione e pulizia devono essere chiaramente attribuite: va indicato chi è responsabile del lavaggio, della riparazione e della sostituzione dei capi, quali standard di processo devono essere rispettati (temperature, detergenti, tempi di esposizione), come vengono trattati gli articoli danneggiati o contaminati e quali procedure seguire in caso di eventi che possano compromettere l’igiene (contaminazioni, epidemie). Le garanzie sulla qualità del servizio e gli eventuali indicatori di prestazione (SLA) sono utili per misurare puntualità delle consegne, percentuale di capi conformi al controllo qualità, tempi massimi di sostituzione in caso di picchi di consumo; è opportuno prevedere meccanismi di incentivazione o penali in relazione al raggiungimento o al mancato raggiungimento di tali standard.
Il tema della responsabilità civile e delle assicurazioni merita attenzione: il contratto deve stabilire chi risponde per danni causati dai beni a persone o cose, chi copre furto o perdita e quale assicurazione è richiesta al fornitore o al cliente, con limiti di indennizzo coerenti con il valore dei beni e con il rischio operativo. Vanno disciplinate anche le clausole di indennizzo, ossia gli obblighi di risarcire terzi e controdedurre spese legali in caso di reclami derivanti da negligenza, inosservanza delle normative igienico-sanitarie o uso improprio. È prassi definire un limite di responsabilità complessivo, compatibilmente con le normative vigenti, e prevedere esclusioni per danni non imputabili direttamente a una parte.
Le condizioni di durata, rinnovo e risoluzione sono elementi chiave: il contratto deve indicare la durata iniziale, le modalità di rinnovo automatico o su richiesta, i termini di recesso per entrambe le parti, i preavvisi necessari e le conseguenze della risoluzione anticipata, compresi gli obblighi di restituzione dell’inventario e la liquidazione di eventuali somme a conguaglio. È opportuno disciplinare anche la risoluzione per inadempimento, precisando i comportamenti considerati gravi e le tempistiche per la sanatoria delle inadempienze prima di procedere alla risoluzione. Le clausole relative a forza maggiore dovrebbero prevedere gli effetti sui servizi in caso di eventi straordinari (disastri naturali, pandemie, scioperi) e le modalità con cui le parti rinegoziano o sospendono gli obblighi.
Per gestire i rapporti pratici e legali è utile inserire clausole sulle comunicazioni tra le parti e sulle modalità di notifica, sull’eventuale possibilità di subappalto da parte del fornitore e su eventuali limiti a tale facoltà, nonché sull’inefficacia di cessioni del contratto senza consenso. La tutela dei dati personali degli operatori o dei riferimenti aziendali richiede che si specifichi il trattamento dei dati in conformità al GDPR, con indicazione delle finalità, delle misure di sicurezza e delle responsabilità tra titolare e responsabile del trattamento. Anche la riservatezza di informazioni commerciali e tecniche scambiate durante il rapporto dovrebbe essere regolata, con una durata della clausola adeguata anche dopo la cessazione del contratto.
Nel caso sorgano controversie, il contratto deve prevedere il diritto applicabile e la competente sede giudiziaria o, alternativamente, clausole compromissorie che indirizzino le parti verso mediazione o arbitrato, definendo regole processuali e luogo dell’arbitrato se questa fosse la strada scelta. Gli allegati svolgono un ruolo operativo fondamentale: inventari dettagliati, listini prezzi, specifiche tecniche di lavaggio, moduli di consegna e presa in carico, certificazioni, piani di emergenza e qualsiasi documento tecnico operativo devono essere richiamati nel corpo del contratto e allegati come elementi integranti.
Infine, è opportuno prevedere una clausola che disciplini le modifiche contrattuali, stabilendo che eventuali variazioni debbano essere concordate per iscritto dalle parti, nonché una clausola di salvaguardia che dichiari la validità delle restanti disposizioni qualora una parte del contratto venisse dichiarata nulla o inefficace. Un corretto quadro documentale e procedure chiare per inventario, controllo qualità, responsabilità economiche e adempimenti normativi riducono significativamente le controversie e garantiscono la continuità del servizio, elementi essenziali in un rapporto di noleggio biancheria dove igiene, puntualità e tracciabilità sono fattori critici di successo.
Modello contratto di noleggio biancheria
CONTRATTO DI NOLEGGIO BIANCHERIA
Tra
– Il/La Locatore/Locatrice: __________________
con sede/indirizzo: __________________
partita IVA / codice fiscale: __________________
rappresentato/a da: __________________
(di seguito “Locatore”)
e
– Il/La Conduttore/Conduttrice: __________________
con sede/indirizzo: __________________
partita IVA / codice fiscale / codice cliente: __________________
referente: __________________
(di seguito “Conduttore”)
Premesso che
– il Locatore esercita attività di noleggio, lavaggio e fornitura di biancheria e articoli tessili per uso alberghiero, ristorazione, sanitario e similari;
– il Conduttore intende avvalersi dei servizi del Locatore per la fornitura temporanea di biancheria;
si conviene e stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto del contratto
Il Locatore si obbliga a mettere a disposizione e il Conduttore si obbliga a prendere in noleggio la seguente biancheria e articoli tessili, alle condizioni del presente contratto:
– Tipologia e quantità della biancheria: allegato “Elenco Biancheria” (Allegato A) contenente descrizione, taglie, quantità e codici: __________________
Art. 2 – Durata
Il presente contratto ha durata dal __________________ al __________________, salvo rinnovo o proroga concordata per iscritto tra le parti.
Art. 3 – Consegna e presa in consegna
3.1 Il Locatore consegnerà la biancheria presso: __________________
3.2 Data e orario di prima consegna: __________________
3.3 La presa in carico e la riconsegna periodica avverranno secondo il calendario concordato: __________________
3.4 Le spese di trasporto e consegna sono a carico di: __________________
Art. 4 – Corrispettivo e modalità di pagamento
4.1 Il corrispettivo per il servizio di noleggio, comprensivo/ non comprensivo di lavaggio e manutenzione, è pari a: __________________ (euro) per periodo/misura: __________________
4.2 Modalità di pagamento: __________________
4.3 Deposito cauzionale (se previsto): importo __________________; condizioni di restituzione: __________________
4.4 Ritardo nei pagamenti: in caso di ritardo verrà applicato un interesse moratorio pari a __________________% annuo e/o una penale di __________________ per ogni giorno di ritardo.
Art. 5 – Obblighi del Locatore
5.1 Fornire la biancheria in buono stato di conservazione, pulita e conforme alle specifiche indicate in Allegato A.
5.2 Garantire il regolare servizio di lavaggio, sanificazione e manutenzione secondo le normative vigenti e le specifiche concordate.
5.3 Sostituire gli articoli deteriorati entro i termini concordati: __________________
Art. 6 – Obblighi del Conduttore
6.1 Utilizzare la biancheria con diligenza e secondo le istruzioni fornite.
6.2 Segnalare tempestivamente al Locatore eventuali danni, perdite o difetti rilevati.
6.3 Consegnare la biancheria al termine del periodo di noleggio nelle condizioni stabilite, fatto salvo il normale deterioramento d’uso.
6.4 Non cedere a terzi la biancheria senza il consenso scritto del Locatore.
Art. 7 – Pulizia, manutenzione e responsabilità per danni
7.1 Le operazioni di lavaggio e manutenzione sono a carico del: __________________
7.2 Sono a carico del Conduttore i danni derivanti da uso improprio, incendio, smarrimento o mancata riconsegna; il costo di sostituzione è determinato secondo il listino danni allegato (Allegato B): __________________
7.3 In caso di perdita o deterioramento oltre il normale uso, il Conduttore è tenuto a risarcire il valore commerciale o il costo di riacquisto degli articoli danneggiati: __________________
Art. 8 – Sostituzioni e reintegri
8.1 Il Locatore provvederà, a propria cura e spese salvo diverso accordo, alla sostituzione degli articoli non conformi o danneggiati quando la responsabilità non sia del Conduttore.
8.2 Eventuali reintegri di stock richiesti dal Conduttore saranno fatturati secondo prezzo unitario concordato: __________________
Art. 9 – Assicurazione
9.1 Le parti dichiarano di aver valutato la necessità di coperture assicurative. L’assicurazione a copertura di danni a terzi e incendio è a carico di: __________________
9.2 Eventuali sinistri devono essere denunciati entro: __________________ giorni dal loro verificarsi.
Art. 10 – Recesso e risoluzione
10.1 Ciascuna parte può recedere anticipatamente con preavviso scritto di: __________________ giorni.
10.2 In caso di inadempimento degli obblighi contrattuali da parte del Conduttore, il Locatore potrà risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c. previa comunicazione scritta e concessione di un termine per adempiere di: __________________ giorni.
10.3 In caso di risoluzione anticipata per colpa del Conduttore, il deposito cauzionale sarà trattenuto a titolo di penale sino a concorrenza del danno, salvo maggiori danni.
Art. 11 – Penali
11.1 Per la mancata restituzione entro i termini convenuti, il Conduttore sarà tenuto a pagare una penale di: __________________ per ogni giorno di ritardo.
11.2 Per la mancata osservanza delle norme igienico-sanitarie concordate è prevista una penale di: __________________
Art. 12 – Privacy e trattamento dei dati
12.1 Le parti si impegnano a rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. I dati forniti saranno trattati per finalità connesse all’esecuzione del presente contratto.
12.2 Il responsabile del trattamento per il Locatore è: __________________
Art. 13 – Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a causa di forza maggiore, quali eventi naturali, scioperi, pandemie, restrizioni legislative o altri eventi imprevedibili e inevitabili. Le parti si impegnano a concordare tempestivamente le misure necessarie per attenuare gli effetti.
Art. 14 – Clausola risolutiva espressa
Le parti concordano che costituiranno causa di risoluzione automatica del contratto: il mancato pagamento del corrispettivo per oltre __________________ giorni, la distruzione totale degli articoli noleggiati, e qualsiasi condotta che renda impossibile la prosecuzione del servizio.
Art. 15 – Controversie e legge applicabile
15.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
15.2 Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto è competente il Foro di: __________________
Art. 16 – Comunicazioni
Tutte le comunicazioni relative al presente contratto dovranno essere inviate ai seguenti indirizzi:
– Per il Locatore: __________________
– Per il Conduttore: __________________
Art. 17 – Allegati
Fanno parte integrante del presente contratto i seguenti allegati:
– Allegato A: Elenco Biancheria: __________________
– Allegato B: Listino danni e tariffe: __________________
– Allegato C: Calendario consegne e ritiri: __________________
Art. 18 – Disposizioni finali
Le parti dichiarano di aver letto, compreso e accettato tutte le clausole del presente contratto e di avere ricevendo copia conforme.
Luogo: __________________
Data: __________________
Per il Locatore
Nome e Cognome / Ragione sociale: __________________
Firma: __________________
Per il Conduttore
Nome e Cognome / Ragione sociale: __________________
Firma: __________________
Allegati firmati:
– Allegato A: firma Locatore __________________ firma Conduttore __________________
– Allegato B: firma Locatore __________________ firma Conduttore __________________
– Allegato C: firma Locatore __________________ firma Conduttore __________________