Scrivere un contratto di noleggio furgone è un processo cruciale che richiede attenzione ai dettagli e una chiara comprensione delle esigenze di entrambe le parti coinvolte. Che tu sia un privato che desidera noleggiare un furgone per un trasloco o un’azienda che offre servizi di noleggio, un contratto ben redatto non solo protegge i tuoi interessi, ma stabilisce anche le basi per una relazione commerciale trasparente e professionale.
In questa guida, esploreremo i principali elementi da considerare nella stesura di un contratto di noleggio furgone, dalle informazioni essenziali da includere, come il costo e le condizioni di utilizzo, fino alle clausole che possono tutelare entrambe le parti in caso di imprevisti. Seguendo i nostri suggerimenti, potrai redigere un contratto chiaro e completo, riducendo al minimo il rischio di malintesi e controversie.
Come scrivere un contratto di noleggio furgone
Per predisporre un contratto di noleggio di un furgone in maniera esaustiva e tutelante, occorre innanzitutto identificare chiaramente le parti coinvolte, ossia chi mette a disposizione il veicolo (locatore) e chi lo prende a noleggio (conduttore). È indispensabile specificare in modo puntuale i rispettivi dati anagrafici o societari, compresi indirizzo, codice fiscale/partita IVA e, se applicabile, il nome del legale rappresentante. Questa premessa assicura che le parti abbiano piena conoscenza dei reciproci obblighi e diritti e che il documento abbia una valenza legale sicura.
Una volta individuate le parti, è essenziale definire con precisione l’oggetto del contratto, descrivendo il furgone nelle sue caratteristiche rilevanti, come il modello, la targa, il numero di telaio, lo stato d’uso e le eventuali dotazioni accessorie (ad esempio sistemi di localizzazione GPS, accessori interni, ganci di traino, pianali speciali). È opportuno chiarire se nel noleggio siano inclusi altri servizi, come la fornitura di pneumatici invernali o l’assistenza stradale, e quali siano gli oneri di manutenzione già coperti dalla società di noleggio.
Occorre poi stabilire la durata del noleggio, indicandone il termine iniziale e quello finale. In questa sezione si può disciplinare la possibilità di proroga, specificando come e quando deve essere richiesto e se comporta costi aggiuntivi. Bisogna inoltre prevedere le condizioni per un’eventuale riconsegna anticipata e le relative penali o costi di disdetta, soprattutto se si tratta di un noleggio di media o lunga durata.
Per quanto riguarda l’aspetto economico, è fondamentale determinare con chiarezza il canone di noleggio, spiegando come viene calcolato e quali costi sono inclusi. In alcuni casi, il prezzo varia in base al numero di chilometri percorsi, quindi è bene stabilire se è previsto un forfait di chilometri compresi e se vi è un sovrapprezzo per i chilometri in eccesso. Inoltre, spesso è richiesto un deposito cauzionale o una pre-autorizzazione su carta di credito, utile a coprire eventuali danni al veicolo o mancati pagamenti: è consigliabile illustrare l’entità di tale cauzione, le modalità di restituzione e le circostanze che ne possono giustificare la trattenuta parziale o totale.
Un elemento fondamentale di un contratto di noleggio furgone riguarda le condizioni di utilizzo del veicolo. È buona norma stabilire in che modo il furgone possa essere utilizzato (a fini commerciali, personali, per trasporti specifici), indicando i limiti geografici entro cui è consentito circolare (ad esempio, all’interno del territorio nazionale o in determinati Paesi), e vietando espressamente attività che possano danneggiare il mezzo o risultare contrarie alla legge o alle regole di circolazione stradale. È importante anche precisare le responsabilità del conduttore in merito ad eventuali contravvenzioni, pedaggi o danni causati a terzi, stabilendo che ricadono interamente sul noleggiatore nel periodo in cui ha la disponibilità del furgone.
Altrettanto rilevante è definire chi si occupa della manutenzione e delle riparazioni. In genere, la manutenzione ordinaria (come il rabbocco dell’olio, il controllo dei pneumatici e dei liquidi) può essere affidata al conduttore, mentre gli interventi straordinari per vizi preesistenti o difetti di fabbricazione spettano al locatore. Se è prevista un’assicurazione (come la RCA obbligatoria o polizze aggiuntive quali Kasko, furto e incendio, cristalli, assistenza stradale), occorre chiarire i massimali e le franchigie, specificando chi ne sostiene i costi e le procedure da seguire in caso di sinistro.
Il capitolo relativo all’assistenza e alla gestione di eventuali guasti o incidenti è strategico. È consigliabile precisare come il conduttore debba comportarsi in caso di avaria, chi contattare e in che modo debba essere documentato il danno. Anche la questione del rientro in sede del mezzo, se il guasto avviene lontano dal punto di noleggio, andrebbe regolata per iscritto, delineando con chiarezza le spese di recupero o trasporto del veicolo.
Sul piano contrattuale, è opportuno prevedere le cause di risoluzione anticipata e le circostanze in cui ciascuna parte può far valere il recesso: ad esempio, il mancato pagamento del canone o l’utilizzo non conforme del furgone. Altrettanto importante è spiegare cosa accade alla scadenza, sia che si tratti di estinzione naturale del contratto sia che si proceda a un eventuale rinnovo. La procedura di riconsegna deve essere scandita nei dettagli, specificando se il furgone debba essere riconsegnato con il pieno di carburante, in quali condizioni di pulizia e a quali costi possono andare incontro eventuali ritardi nella restituzione.
Infine, ogni contratto di noleggio dovrebbe riportare la legge applicabile (solitamente quella italiana) e il foro competente per la risoluzione di controversie, oppure, se si vuole privilegiare strumenti alternativi di risoluzione, si può prevedere un accordo di mediazione o arbitrato. Una volta redatto il contratto, è buona prassi produrlo in duplice copia, firmato in originale sia dal locatore che dal conduttore, affinché entrambe le parti abbiano un documento da cui risultino tutti i patti e le clausole concordate. Un linguaggio chiaro, l’assenza di ambiguità e la previsione di tutti i possibili scenari sono gli elementi essenziali per un buon contratto di noleggio furgone
Modello contratto di noleggio furgone
TRA
[Inserire i dati del locatore: ragione sociale o nome e cognome, indirizzo della sede legale o residenza, Codice Fiscale/Partita IVA, eventuale legale rappresentante]
(di seguito, “Locatore”)
E
[Inserire i dati del conduttore: ragione sociale o nome e cognome, indirizzo della sede legale o residenza, Codice Fiscale/Partita IVA, eventuale legale rappresentante]
(di seguito, “Conduttore”)
le parti convengono e stipulano quanto segue:
1. Oggetto del Contratto
1.1 Il Locatore concede in noleggio al Conduttore, che accetta, il seguente veicolo commerciale (di seguito, “Furgone”):
Marca: [specificare marca]
Modello: [specificare modello]
Targa: [indicare targa]
Numero di telaio (se necessario): [indicare]
Caratteristiche / accessori: [es. ganci di traino, pianale, divisorio, aria condizionata, etc.]
1.2 Il Conduttore dichiara di aver visionato il Furgone, di averlo trovato in buone condizioni generali e di ritenerlo idoneo all’uso richiesto.
2. Durata del Noleggio
2.1 Il presente contratto ha inizio il [data inizio] e termina il [data fine], salvo eventuale proroga o rinnovo concordati per iscritto tra le parti.
2.2 È facoltà del Conduttore restituire anticipatamente il veicolo, previo accordo scritto con il Locatore. Qualora il recesso non sia giustificato da gravi inadempimenti del Locatore, è possibile che vengano applicate penali o costi di disdetta anticipata, secondo quanto concordato all’art. 9.
2.3 Allo scadere del termine, il Conduttore dovrà riconsegnare il Furgone nei tempi e con le modalità indicate all’art. 4. In mancanza, il contratto si considererà rinnovato solo se espressamente accettato dal Locatore per iscritto o in altra forma concordata (ad es. comunicazione PEC o email certificate).
3. Canone di Noleggio e Modalità di Pagamento
3.1 Il canone di noleggio è fissato in euro [inserire importo], oltre IVA se dovuta, [al giorno / alla settimana / al mese]. Il pagamento dovrà avvenire [specificare modalità: ad esempio, anticipatamente all’inizio del noleggio o a cadenza mensile, con bonifico, carta di credito, ecc.].
3.2 Eventuali costi aggiuntivi per il superamento di una soglia chilometrica (se prevista) sono quantificati in euro [inserire importo] per ogni chilometro eccedente la soglia di [inserire numero] km [al giorno / al mese / per l’intera durata]. Le letture saranno effettuate in base al contachilometri del Furgone.
3.3 Il Locatore può richiedere al Conduttore un deposito cauzionale di euro [inserire importo]. Tale importo verrà restituito al termine del noleggio, salvo danni non imputabili al normale deperimento d’uso o inadempienze contrattuali del Conduttore.
3.4 In caso di ritardo nel pagamento oltre [numero] giorni dalla scadenza pattuita, il Locatore si riserva la facoltà di applicare interessi di mora al tasso legale (o altro tasso concordato) e di diffidare il Conduttore ad adempiere entro un ulteriore termine, decorso il quale potrà risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1454 c.c.
4. Consegna e Restituzione del Furgone
4.1 La consegna del Furgone al Conduttore avverrà in data [inserire data / entro un certo termine] presso [inserire luogo di consegna]. Con la presa in consegna, il Conduttore assume il rischio relativo alla custodia del veicolo.
4.2 Il Furgone dovrà essere riconsegnato al Locatore entro le ore [inserire orario] del giorno [data fine noleggio], presso [inserire luogo di restituzione] o altro luogo precedentemente concordato. Il veicolo dovrà essere restituito nelle stesse condizioni in cui è stato noleggiato, salvo la normale usura d’uso.
4.3 Salvo diverso accordo, il Furgone deve essere riconsegnato con il pieno di carburante. In caso di mancanza, il Locatore potrà addebitare al Conduttore il costo del rifornimento, maggiorato di una quota amministrativa di euro [inserire importo], se prevista.
4.4 Eventuali ritardi nella riconsegna, non giustificati o non concordati, comportano un addebito di euro [inserire importo] per ogni [ora/giorno] di ritardo, salvo il diritto del Locatore al risarcimento di ulteriori danni.
5. Utilizzo e Manutenzione
5.1 Il Furgone potrà essere utilizzato unicamente dal Conduttore o da persone da lui autorizzate, purché in possesso di patente di guida valida e idonea alla categoria di veicolo noleggiato. È vietato l’utilizzo per scopi illeciti, per gare o competizioni, per trasporti non conformi alle norme (ad es. in sovraccarico), per attività di sub-noleggio non autorizzate o per condotte contrarie al Codice della Strada.
5.2 Il Conduttore è responsabile di tutte le sanzioni, ammende o pedaggi maturati durante il periodo di noleggio e si impegna a rimborsare il Locatore di eventuali costi sostenuti a tale titolo, ove giustificati da prove documentali.
5.3 Per la manutenzione ordinaria (rabbocco dei fluidi, controlli periodici del livello olio, pressione pneumatici, luci) e la pulizia del veicolo, è il Conduttore a doversene fare carico nel corso del noleggio. Le riparazioni straordinarie dovute a vizi preesistenti o difetti di fabbrica rimangono a carico del Locatore, purché segnalate tempestivamente dal Conduttore e non riconducibili a uso improprio.
5.4 Il Conduttore si impegna a custodire il Furgone in luogo sicuro quando non in uso, adottando tutte le ragionevoli precauzioni per prevenirne il furto o i danneggiamenti.
6. Assicurazione e Sinistri
6.1 Il Furgone è assicurato con polizza RCA obbligatoria. Ulteriori coperture (es. Kasko, furto/incendio, assistenza stradale) possono essere concordate nel contratto. L’eventuale franchigia a carico del Conduttore è fissata in euro [inserire importo], fatta salva la possibilità di sottoscrivere coperture integrative.
6.2 In caso di incidente o danneggiamento, il Conduttore dovrà informare immediatamente il Locatore, fornendo ogni dettaglio dell’evento (es. compilazione di CID, denuncia in caso di furto, etc.) e collaborare per il completamento delle pratiche assicurative.
6.3 Qualora il danno sia attribuibile a condotta colposa, dolosa o negligente del Conduttore o di terzi non autorizzati, il Conduttore potrà essere tenuto a rimborsare i costi di riparazione se non coperti dall’assicurazione o entro i limiti della franchigia, salvo il maggior danno.
7. Responsabilità per Danni a Terzi e Manleva
7.1 Il Locatore risponde dei vizi occulti e dei guasti del Furgone non imputabili a cattiva manutenzione del Conduttore o a uso improprio. Tuttavia, non potrà essere ritenuto responsabile per danni o inconvenienti subiti dal Conduttore, qualora derivino da eventi imprevedibili o cause di forza maggiore.
7.2 Il Conduttore si assume la responsabilità per tutti i danni causati a persone, cose o altri veicoli durante il periodo di noleggio e tiene indenne il Locatore da qualsiasi rivendicazione o pretesa, salvo i casi di copertura assicurativa adeguata e fatta salva la colpa esclusiva del Locatore.
8. Divieto di Subnoleggio e Cessione
8.1 Al Conduttore è espressamente vietato subnoleggiare o cedere il Furgone a terzi, anche temporaneamente, senza il consenso scritto del Locatore.
8.2 Ogni violazione di questo divieto costituisce inadempimento grave, legittimando il Locatore a risolvere di diritto il contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c.
9. Recesso e Risoluzione
9.1 Risoluzione per inadempimento: in caso di mancato pagamento del canone o di altre violazioni contrattuali da parte del Conduttore (utilizzo illecito o per fini non consentiti), il Locatore potrà diffidare il Conduttore ad adempiere entro [numero] giorni. Decorso tale termine, il contratto si intenderà risolto di diritto ai sensi dell’art. 1454 c.c.
9.2 Recesso del Conduttore: qualora sia prevista la facoltà di recesso anticipato, il Conduttore dovrà darne comunicazione scritta al Locatore con un preavviso di [numero] giorni e corrispondere, se pattuito, un indennizzo pari a euro [inserire importo] o altra somma determinata dalle parti. Resta salvo l’obbligo di restituire il veicolo nei tempi stabiliti.
9.3 Effetti della risoluzione: in ogni caso di cessazione del contratto, il Conduttore dovrà restituire il Furgone al Locatore immediatamente o entro il termine definito, sostenendo i costi di riconsegna e rispondendo di eventuali danni riscontrati al momento della verifica congiunta.
10. Legge Applicabile e Foro Competente
10.1 Il presente contratto è disciplinato dalla legge italiana.
10.2 Per ogni controversia derivante dall’interpretazione e/o esecuzione del presente contratto, è competente il Foro di [indicare la città / tribunale], salvo diversa previsione imperativa di legge.
11. Disposizioni Finali
11.1 Il presente contratto, composto da [numero] articoli, costituisce l’intera intesa tra le parti relativamente all’oggetto in esso disciplinato, annullando e sostituendo qualsiasi precedente accordo, scritto o verbale, concernente la stessa materia.
11.2 Ogni modifica o integrazione deve risultare da atto scritto e sottoscritto da entrambe le parti.
11.3 Il contratto è redatto in duplice originale, uno per ciascuna parte, e ciascuna parte dichiara di aver letto e compreso integralmente tutte le clausole qui contenute, accettandole senza riserva.
Luogo e data: _________________________
Firma del Locatore: _______________________
Firma del Conduttore: ______________________