Con anni di esperienza nella redazione di contratti e nella consulenza aziendale, so quanto sia cruciale che un contratto di noleggio auto a lungo termine non lasci nulla al caso: chiarezza, equilibrio tra le parti e conformità alla normativa sono la base per evitare contenziosi e garantire la continuità del servizio. Questa guida si propone di accompagnarti passo dopo passo nella stesura di un testo che sia giuridicamente solido e al tempo stesso operativo: illustreremo le clausole indispensabili (durata, canone, modalità di consegna e restituzione, manutenzione, assicurazione, limiti di percorrenza, responsabilità e penali), i criteri per calcolare i costi e gli oneri, e le formulazioni pratiche per gestire casi di inadempimento o fine contratto. Troverai anche suggerimenti per adattare il modello alle diverse realtà commerciali e per rispettare le normative sulla protezione dei dati e le regole fiscali locali. Alla fine, avrai gli strumenti per redigere un contratto chiaro, equilibrato e facilmente applicabile, mantenendo la flessibilità necessaria per ogni rapporto di noleggio a lungo termine; per questioni di dettaglio normativo è comunque prudente consultare un consulente legale.
Come scrivere un contratto di noleggio auto a lungo termine
Un contratto di noleggio auto a lungo termine deve contenere con chiarezza e precisione tutte le informazioni che definiscono l’identità delle parti, l’oggetto del contratto, i diritti e gli obblighi reciproci, le condizioni economiche e le procedure operative per la durata dell’uso e per la sua cessazione. In apertura è indispensabile specificare i dati anagrafici e identificativi del locatore e del conduttore, con riferimenti a eventuali rappresentanti legali, partita IVA o codice fiscale, indirizzi legali e recapiti per le comunicazioni, nonché la qualifica soggettiva del cliente (privato, impresa, soggetto pubblico) se rilevante per obblighi fiscali o assicurativi. Devono essere definite in modo inequivocabile le informazioni identificative del veicolo: marca, modello, allestimento, targa, numero di telaio (VIN), anno di immatricolazione, chilometraggio rilevato al momento della consegna, colore, eventuale alimentazione (benzina, diesel, ibrido, elettrico), classe di emissione e ogni accessorio consegnato insieme al veicolo (chiavi di scorta, kit di emergenza, pneumatici invernali, portapacchi, navigatore).
La durata del contratto andrà espressa con data e ora di inizio e di termine, modalità di rinnovo o proroga e termini di preavviso per la disdetta; è opportuno indicare le conseguenze dell’eventuale recesso anticipato da parte del conduttore o del locatore, le penali applicabili e le modalità di calcolo di somme residue o indennizzi, prevedendo anche un meccanismo di liquidazione in caso di risoluzione per inadempimento. La disciplina economica deve essere dettagliata: canone periodico (mensile o altro), valuta, scadenze e modalità di pagamento (addebito diretto, bonifico, carta), eventuali cauzioni o blocchi su carta, contributi amministrativi, imposte e oneri accessori, interessi di mora in caso di ritardato pagamento e clausole che autorizzino il locatore a sospendere la consegna di servizi o a recuperare il veicolo in caso di mancato pagamento. Devono essere indicate le franchigie assicurative a carico del conducente, l’esistenza e le condizioni di coperture aggiuntive come collision damage waiver e copertura furto, nonché le procedure e i tempi per la liquidazione dei sinistri.
È fondamentale disciplinare il regime chilometrico previsto: chilometraggio incluso nel canone, tariffa per chilometro eccedente, eventuali soglie progressive, modalità di verifica e rettifica del contachilometri, nonché i controlli periodici e le ispezioni programmate. Le responsabilità per manutenzione e riparazioni vanno suddivise tra manutenzione ordinaria (tagliandi programmati, controllo gomme e freni) e manutenzione straordinaria (guasti imprevisti), specificando chi autorizza e chi paga gli interventi, il tetto massimo per le spese di emergenza senza l’autorizzazione preventiva del locatore e le officine convenzionate o di riferimento. Vanno inoltre previste regole sulla sostituzione del veicolo in caso di fermo per riparazioni: disponibilità di vettura sostitutiva, classe del mezzo sostitutivo e tempistiche.
Il contratto deve regolare l’uso del veicolo: limiti territoriali (uso nazionale e/o estero, paesi esclusi o soggetti ad integrazioni assicurative), divieti di impiego (gare, noleggio a terzi, uso come taxi o per attività illecite), divieto di apportare modifiche tecniche senza consenso scritto e obbligo di rispettare le normative sulla circolazione e le prescrizioni delle ZTL o delle aree a basse emissioni. È opportuno inserire l’elenco dei conducenti autorizzati oppure i requisiti minimi richiesti (età minima, anni di patente, assenza di specifiche sanzioni) e le conseguenze per la guida da parte di soggetti non autorizzati. La gestione delle multe, dei pedaggi e delle sanzioni amministrative va specificata: chi è responsabile del pagamento, tempi di notifica, recupero dei costi amministrativi e modalità di contestazione.
Le clausole relative al danno, al furto e alla perdita totale devono prevedere obblighi di tempestiva comunicazione, compilazione del modulo di constatazione amichevole, denuncia alle autorità competenti e contatto con l’assicurazione; deve essere indicato il criterio di valutazione dei danni (riparazione secondo listino, valore commerciale, uso di periti indipendenti) e la procedura per il recupero di somme a titolo di franchigia o maggior danno. In caso di perdita totale vanno chiariti i criteri per la determinazione dell’indennizzo, la gestione del veicolo recuperato e la eventuale corresponsione di un valore residuo o di una penale per la risoluzione contrattuale anticipata. È utile inserire una clausola che disciplini i casi di frode o inadempienza grave, con facoltà del locatore di risolvere il contratto e di rivalersi per danni e spese.
Devono essere previste norme su riconsegna e stato del veicolo: luogo, orario e condizioni in cui avviene la restituzione, criteri di valutazione dell’usura normale rispetto al danno, riferimento a un documento fotografico o a un verbale di consegna iniziale come baseline per la valutazione finale, termini per la riconsegna di chiavi e documenti e modalità di calcolo di eventuali costi di pulizia o ripristino. È raccomandabile che il contratto alleghi un verbale di consegna con fotografie datate che attestino lo stato iniziale, la lettura del contachilometri e la presenza di eventuali graffi o difetti.
Non possono mancare le clausole di responsabilità e limitazione dei danni, con l’indicazione di eventuali esclusioni, il riferimento a normative vigenti e l’accettazione di responsabilità in capo al conduttore per danni diretti derivanti dall’uso improprio. La protezione dei dati personali richiede una sezione dedicata che specifichi le finalità del trattamento, la base giuridica, i soggetti a cui possono essere comunicati i dati (assicurazioni, officine, autorità), i tempi di conservazione e i diritti dell’interessato ai sensi del GDPR. Vanno inoltre disciplinati la cessione del contratto e la subfornitura di servizi, indicando se il locatore può trasferire i diritti e gli obblighi a terzi e in quali condizioni il conduttore può cedere il contratto.
Infine è opportuno prevedere clausole procedurali relative a comunicazioni e notifiche, legge applicabile, foro competente o procedure di mediazione/arbitrato in caso di controversie, nonché l’elenco degli allegati che fanno parte integrante del contratto (verbale di consegna, certificato assicurativo, condizioni economiche dettagliate, elenco accessori, politiche su chilometri e franchigie). Il documento deve essere sottoscritto da entrambe le parti con data e luogo, e può includere modalità di firma elettronica se concordato, lasciando traccia di eventuali condizioni particolari concordate verbalmente che siano state poi formalizzate per iscritto. Un contratto completo non solo tutela le parti sul piano legale, ma riduce le ambiguità operative durante il periodo di noleggio garantendo certezze economiche, organizzative e di responsabilità.
Modello contratto di noleggio auto a lungo termine
CONTRATTO DI NOLEGGIO AUTO A LUNGO TERMINE
Tra
1) __________________, con sede/indirizzo in __________________, C.F./P.IVA __________________, in persona del legale rappresentante Sig./Sig.ra __________________ (di seguito “Locatore”);
e
2) __________________, residente/avente sede in __________________, C.F./P.IVA __________________, in persona di Sig./Sig.ra __________________ (di seguito “Conduttore”);
Premesso che
– Il Locatore è proprietario/abilitato alla locazione dell’autoveicolo descritto nel presente contratto;
– Il Conduttore è interessato al noleggio a lungo termine del predetto autoveicolo;
Si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto del contratto
1.1 Il Locatore concede in noleggio al Conduttore il veicolo di seguito descritto: Marca/Modello __________________, Targa __________________, Telaio (VIN) __________________, Colore __________________, Allestimento __________________, Anno di immatricolazione __________________ (di seguito “Veicolo”).
Art. 2 – Durata
2.1 Il presente contratto ha durata di __________________ mesi/anni, con decorrenza dal __________________ e scadenza il __________________, salvo rinnovo o risoluzione anticipata ai sensi del presente contratto.
Art. 3 – Corrispettivo e modalità di pagamento
3.1 Il prezzo complessivo del noleggio è fissato in Euro __________________, da corrispondersi con le seguenti modalità: __________________ (es. canoni mensili/anticipi/saldos).
3.2 Il canone periodico è pari a Euro __________________, da pagarsi entro il giorno ______ di ogni mese mediante __________________ (es. bonifico SEPA, RID, carta).
3.3 Eventuali imposte, tasse o oneri accessori relativi al Veicolo sono a carico di __________________.
Art. 4 – Deposito cauzionale
4.1 A garanzia delle obbligazioni del Conduttore, quest’ultimo consegna al Locatore un deposito cauzionale di Euro __________________, che verrà restituito al termine del contratto previa verifica dello stato del Veicolo e salvo trattenute per danni, usura eccedente il normale o importi dovuti.
Art. 5 – Consegna e stato del veicolo
5.1 Il Veicolo verrà consegnato al Conduttore in data __________________ presso __________________.
5.2 All’atto della consegna sarà redatto un verbale di consegna contenente lo stato di carrozzeria, interni, chilometraggio e dotazioni, firmato da entrambe le parti. Eventuali difformità devono essere segnalate entro __________________ giorni.
Art. 6 – Uso del veicolo e limiti
6.1 Il Conduttore si impegna a usare il Veicolo con diligenza e nel rispetto della normativa vigente.
6.2 Il Veicolo potrà essere utilizzato per i seguenti scopi: __________________.
6.3 È vietato l’uso del Veicolo per: __________________ (es. gare, noleggio a terzi senza autorizzazione, trasporto merci per conto terzi, ecc.).
6.4 Il contratto prevede un limite chilometrico annuo di __________________ km; in caso di superamento il Conduttore sarà tenuto a corrispondere Euro __________________ per ogni km eccedente.
Art. 7 – Manutenzione e riparazioni
7.1 La manutenzione ordinaria è a carico di __________________.
7.2 La manutenzione straordinaria e le riparazioni derivanti da normale deterioramento sono a carico di __________________ salvo quanto diversamente previsto dall’assicurazione.
7.3 Ogni intervento tecnico o riparazione dovrà essere eseguito presso officine autorizzate e previa comunicazione al Locatore, salvo casi di urgenza.
Art. 8 – Assicurazione e responsabilità
8.1 Il Veicolo è coperto da polizza assicurativa RC Auto con massimale di Euro __________________ e con le seguenti garanzie accessorie: __________________ (es. furto e incendio, kasko, assistenza stradale).
8.2 Le franchigie, scoperti e parti non coperte dalla polizza sono a carico di __________________.
8.3 In caso di sinistro, il Conduttore è obbligato a: (i) informare tempestivamente il Locatore, (ii) fare denuncia alle autorità competenti e (iii) fornire tutta la documentazione necessaria per la gestione del sinistro.
Art. 9 – Responsabilità per danni
9.1 Il Conduttore è responsabile di danni al Veicolo derivanti da uso improprio, negligenza, guida in stato di ebrezza o sotto l’effetto di sostanze stupefacenti, e per violazioni del presente contratto.
9.2 Il Locatore non è responsabile di danni indiretti subiti dal Conduttore in conseguenza di malfunzionamenti del Veicolo, salvo dolo o colpa grave.
Art. 10 – Sostituzione del veicolo
10.1 In caso di impossibilità temporanea d’uso per riparazioni, il Locatore potrà fornire un veicolo sostitutivo alle condizioni seguenti: __________________.
10.2 La fornitura del veicolo sostitutivo è subordinata a disponibilità e non costituisce obbligo in caso di danni non coperti da polizza.
Art. 11 – Divieto di cessione e sublocazione
11.1 Il Conduttore non potrà cedere il presente contratto né sublocare o affidare il Veicolo a terzi senza il preventivo consenso scritto del Locatore.
Art. 12 – Interruzione anticipata e recesso
12.1 Ciascuna parte può risolvere anticipatamente il contratto per giusta causa, con preavviso di ______ giorni, fatto salvo il diritto al risarcimento del danno.
12.2 In caso di recesso anticipato da parte del Conduttore, quest’ultimo è tenuto a corrispondere al Locatore una penale pari a Euro __________________ o pari a __________________ mensilità del canone, salvo diverso accordo scritto.
Art. 13 – Restituzione del veicolo
13.1 Alla scadenza o risoluzione del contratto il Conduttore riconsegna il Veicolo al Locatore presso __________________, completo di tutti gli accessori, documenti e chiavi.
13.2 Il Veicolo dovrà essere restituito con livelli di carburante concordati: __________________.
13.3 Il Locatore si riserva il diritto di addebitare al Conduttore costi per ripristino e pulizia qualora il Veicolo venga restituito in condizioni non conformi o eccessivamente sporco.
Art. 14 – Inadempimento e penali
14.1 In caso di ritardo nei pagamenti il Conduttore sarà tenuto a corrispondere interessi di mora al tasso del __________________% annuo oltre a una penale di Euro __________________ per ogni insoluto.
14.2 Per altre violazioni contrattuali si applicano le seguenti penali: __________________.
Art. 15 – Furto, smarrimento documenti e sinistri
15.1 In caso di furto totale del Veicolo il Conduttore deve fornire al Locatore copia della denuncia presentata alle autorità entro ______ ore/giorni.
15.2 Le conseguenze economiche del furto sono regolate dalla polizza assicurativa e dalle eventuali franchigie a carico del Conduttore.
Art. 16 – Privacy
16.1 Le parti trattano i dati personali scambiati in esecuzione del presente contratto in conformità al Regolamento UE 2016/679 e alla normativa nazionale vigente. Finalità, modalità e soggetti coinvolti nel trattamento sono specificati nell’informativa fornita separatamente.
Art. 17 – Forza maggiore
17.1 Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento totale o parziale delle obbligazioni se tale inadempimento è causato da eventi di forza maggiore, ovvero fatti non prevedibili e non imputabili alla parte stessa, come scioperi, calamità naturali, guerre, pandemie, provvedimenti delle autorità.
Art. 18 – Comunicazioni
18.1 Le comunicazioni relative al presente contratto dovranno essere inviate a: per il Locatore __________________; per il Conduttore __________________, mediante raccomandata A/R, PEC o posta elettronica a: __________________.
Art. 19 – Trattamento delle controversie e legge applicabile
19.1 Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto le parti si impegnano preliminarmente a esperire un tentativo di composizione amichevole/mediation/some alternative: __________________.
19.2 In mancanza di accordo, la competenza territoriale sarà del Tribunale di __________________.
19.3 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
Art. 20 – Clausole finali
20.1 Il presente contratto costituisce l’intero accordo tra le parti in relazione all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa, scritta o orale.
20.2 Qualunque modifica o integrazione dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: __________________
Per il Locatore
Nome/Ragione sociale: __________________
Firma: __________________
Per il Conduttore
Nome/Ragione sociale: __________________
Firma: __________________
Allegati:
– Verbale di consegna del veicolo (stato e chilometraggio) __________________
– Copia polizza assicurativa __________________
– Informativa privacy __________________
– Altro __________________